Virtuaalitapahtuma – kuinka se tehdään?
Moni aiemmin perinteisesti livenä järjestetty tapahtuma on viime aikoina jouduttu tai saatu, miten sen kukakin mieltää, toteuttaa verkossa. Virtuaalisen tapahtuman suunnittelussa on paljon samoja elementtejä kuin live tapahtumankin, mutta kuvaustekniikka ja alusta ovat huomattavasti suuremmassa roolissa.
Mistä aloittaa virtuaalitapahtuman suunnittelu?
Tavoitteista on hyvä aloittaa. Ollaanko järjestämässä muutaman tunnin infoa vai päivän tai kahden seminaaria usealla ohjelmastriimillä ja virtuaalisella kumppanialueella tai jotain siltä väliltä. Lyhyt muutaman tunnin virtuaalinen tapahtuma harvemmin vaatii studiokuvausta, vaan se voidaan järjestää kevyemmin monille jo tutuksi tulleilla etäkokousmenetelmillä. Jos taas tavoitteena on tapahtuma, jossa puhujien lisäksi ohjelmaa kuljettaa puheenjohtaja ja linjoilla olevat osallistujat halutaan mukaan keskusteluihin, on hyvä lähteä miettimään seuraavia asioita:
Onko tapahtuma täysin virtuaalinen vai hybridi?
- Mitä vaatimuksia valittu toteutustapa asettaa varattavalle tilalle?
- Mistä löytää hyvä kuvausryhmä ja tarvittava tekniikka?
- Miten tehdä tapahtumaan osallistuminen osallistujille vaivattomaksi?
Vaikuttaako virtuaalisuus ohjelman suunnitteluun?
Ohjelman suunnittelussa tärkeintä on tietysti aina sisältö. Osallistujat valitsevat tarkasti mihin tapahtumiin käyttävät arvokasta aikaansa ja sen ratkaisee puheenvuorojen sisältö. Virtuaalisessa tapahtumassa on kuitenkin jo ihan toteutuksenkin puolesta asioita, jotka vaikuttavat ohjelmaan. Yksi tärkeimmistä asioista onnistuneen toteutuksen kannalta on varata puheenvuorojen väliin noin 15 minuutin tauot.
No mihin sitä taukoa sitten tarvitaan? Studiossa kuvattaessa puhujat mikitetään ennen puheenvuoroa. Moni puhuja on todennäköisesti tullut vasta paikalle ja haluaa kysyä muutaman kysymyksen esitysmateriaalin näkymästä, kameroista ja muusta kameralle esiintymiseen liittyvästä. Kaikki puhujat eivät ole ammattilaisia ja myös heille tulee jäädä puheenvuorosta hyvä kokemus järjestelyiden osalta. Osa puhujista otetaan linjoille etänä. Myös etäpuhujan kanssa tehdään valmisteluita ennen puheenvuoroa, esimerkiksi testataan tekniikkaa ja äänen ja kuvan laatua. Sitten on vielä hyvä huomioida osallistujat, heillekin on hyvä suoda taukoja ohjelman välissä. On hyvä muistaa, että myös siellä etätoimistolla halutaan pitää kahvitaukoa.
Virtuaalitapahtuman ajolista – mikä se on?
Ajolista on minuutin tarkka aikataulu ja ohje kuvausryhmälle siitä, kuka puhuu ja milloin ja mitä materiaalia näkyy osallistujille striimissä. Laadukas virtuaalitapahtuma sisältää myös paljon graafista materiaalia: planssit puhujille ja puheenjohtajalle, tauoilla näytettävät materiaalit sekä tilaisuuden alkuun ja loppuun suunnitellut videot. Nämä ovat muuten myös erinomaisia paikkoja tapahtumakumppaneiden näkyvyydelle! Myös kaikki tämä graafinen materiaali sisällytetään ajolistaan, jolloin teknikon ei tarvitse kesken suoran lähetyksen arvailla mitä kaikkea ruudussa toivotaan näkyvän. Jos tämä kuulostaa monimutkaiselta, niin aina voi kysyä apua ammattilaisilta. Kun näkee suuren vaivan tapahtuman kasaamisessa ohjelman ja osallistujien osalta, niin ei kannata heittää sitä hukkaan suunnittelemattomalla toteutuksella.
Missä kaikki sitten tapahtuu?
Niin missä ne osallistujat ovat silloin kun eivät saavu tapahtumapaikalle. Etätyöpisteillään ympäri Suomea tai jopa toisessa maassa. Vaikka virtuaalitapahtuma sisältääkin paljon teknisiä elementtejä järjestäjän kannalta, tulisi tapahtumaosallistuminen olla osallistujalle yhtä vaivatonta kuin ennenkin. Parhaimmassa tapauksessa kaikki löytyy yhden kirjautumisen takaa. Osallistuja voi seurata live lähetystä, osallistua keskusteluun ja vastata kyselyihin. Lisäksi jos samassa paikassa on mahdollista vielä antaa palaute ja ladata niin esitysmateriaalit kuin tallenteetkin, niin ollaan pitkällä hyvän tapahtumakokemuksen tuottamisessa. Lue lisää aiheesta meidän Asiakaskokemus virtuaalitapahtumassa -artikkelista.
Tässä artikkelissa käytiin läpi muutamia virtuaalitapahtumissa huomioitavia asioita. Perinteiseen live tapahtumaan verrattuna virtuaalinen toteutus voi tuntua monimutkaiselta. Sen takia ei kuitenkaan kannata haudata tapahtumaideoita, aina voi pyytää apua ammattilaisilta!
Oppia Eventsin kautta saat apua tuotantoon. Meidän kauttamme voit varata myös kuvausryhmän sekä monipuolisen Event App -selainsovelluksen!