Tapahtumakumppanuuden hyödyntäminen
Mitä mahdollisuuksia tapahtumakumppanuudet tarjoavat ja miten saada yhteistyöstä optimaalinen hyöty? Tämä lienee tärkein kysymys, kun päätetään lähteä mukaan tapahtumaan kumppanina. Tapahtuma on ehdottomasti tehokkaimpia tapoja tavoittaa omaa kohderyhmää, tapahtumapäivän aikana on mahdollista tavata parhaimmillaan useita kymmeniä ellei satoja potentiaalisia asiakkaita samassa paikassa. Kuinka kauan menisikään työaikaa sopia tälle määrälle kontakteja yksittäiset tapaamiset ja kiertää asiakkaiden luona tai pitää etäpalaverit?
Kuinka tapahtumakumppanuudesta saa parhaan hyödyn?
Ensimmäinen asia toki on valita aiheeltaan omaa liiketoimintaa tukeva tapahtuma. Näin varmistetaan, että osallistujat tapahtumassa ovat oikeaa kohderyhmää ja potentiaalisia uusia asiakkaita. Kumppanipaketin hankintaa ei kannata jättää viime metreille, mitä aiemmin olette mukana, sitä enemmän ehditte hyötyä ennakkomarkkinoinnin tarjoamasta näkyvyydestä.
Kumppanuuteen liittyvät toimenpiteet on hyvä jakaa osiin ja sopia niille vastuuhenkilöt. Lisäksi on hyvä olla yksi vastuuhenkilö, joka huolehtii kaikista kumppanuuden vaiheista toimimalla yhteyshenkilönä tapahtumatuottajan suuntaan. Näin varmistetaan, että kaikki saatu ohjeistus ja aikataulut välittyvät yhteyshenkilön kautta oikeille vastuuhenkilöille.
Tapahtumapäivät on hyvä suunnitella etukäteen. Ennakkoon mietittäväksi on hyvä ottaa seuraavia kysymyksiä:
- Ketkä ovat ne henkilöt, jotka edustavat meitä tapahtumassa ja mitä rooleja tarvitaan (asiantuntija, myyjä)?
- Mikä on meidän ensisijainen viesti, jolla lähestymme osallistujia?
- Voisiko ständillä olla joku kiinnostava aktiviteetti houkuttelemassa osallistujia ja ”jään murtajana”?
- Kuinka kirjaamme ylös liidit?
Tapahtumatuotanto pyrkii ohjelmasuunnittelussa maksimoimaan ajan, jolloin osallistujat ovat näyttelyalueella. Lisäksi tarjoilujen sijoittelulla ohjataan osallistujia ständien läheisyyteen. Siitä eteenpäin kumppanilla on iso rooli varmistaa sen oman ständin houkuttelevuus. Tapahtumissa, joissa on päiväohjelman lisäksi myös iltatilaisuus, on hyvä varmistaa edustus myös iltaan. Muutaman tunnin after work tai pidempi iltatilaisuus tarjoaa jälleen ihan uudenlaisen rennomman ympäristön jutella osallistujien kanssa.
Antoisan tapahtuman jälkeen on tehtävälistalla vielä yksi tärkeimmistä taskeista: tapahtumasta saatujen liidien käsittely ja kontaktointi. Mitä pikemmin sen parempi. Osallistujalla on vielä tuoreessa muistissa kohtaaminen teidän kanssanne ja keskustelua on luonteva jatkaa. Onnistunut tapahtumakumppanuus on aina tapahtumatuotannon ja kumppaniyrityksen hyvän yhteistyön ja molempien panostuksen summa. Molemmat osapuolet voittavat, kun yhteinen tavoite on tarjota osallistujille hyödyllinen tapahtumapäivä!
Haluatko kumppaniksi Oppia Eventsin tapahtumiin? Tutustu tapahtumakalenteriimme!