Onnistunut tapahtuma

Onnistuneen tapahtuman lähtökohtana on hyvä ennakkosuunnittelu. Ajatuksella tehty suunnitelma helpottaa tapahtuman toteuttamista, luo pohjan hyvälle asiakaskokemukselle ja tulokselliselle onnistumiselle. Tapahtuman viisi keskeistä vaihetta ovat:

  1. Tapahtuman ideointi
  2. Tapahtuman suunnittelu
  3. Tapahtuman toteutus
  4. Tapahtuman markkinointi
  5. Tapahtuman jälkimarkkinointi

Tapahtuman ideointi

Ajatus tapahtuman järjestämisestä lähtee yleensä jonkinlaisesta tarpeesta, on hyvä miettiä aluksi seuraavia asioita:

  • Mitä tapahtumalla tavoitellaan: tunnettavuutta, lisämyyntiä?
  • Kenelle tapahtuma on suunnattu?
  • Onko tapahtuma maksullinen, ilmainen vai kutsuvierastilaisuus?
  • Mikä on tapahtuman budjetti?
  • Missä ja milloin tapahtuma järjestetään?

 

Vinkki! Muistathan huomioida, että tapahtuman ideoinnista toteutukseen on noin 3-6 kk matka.

Tapahtuman suunnittelu

Tapahtuman ideoinnin jälkeen voi siirtyä tarkempaan suunnitteluun, niin sisällön kuin toteutustavankin osalta. Suunnittelussa on hyvä huomioida myös resurssit, lähdetäänkö tapahtumaa toteuttamaan omin voimin vai tarvitaanko ulkopuolisia apukäsiä. Virtuaalinen tapahtuma vs perinteisempi live tapahtuma asettaa erilaisia tarpeita niin tekniikan kuin tilavarauksenkin osalta, vai onko tarve ehkä hybriditoteutukselle. Tapahtumatuotanto on kokenut ison muutoksen viime vuosina ja toteutustapojen variaatio on tämän myötä monipuolistunut. Toteutustapa on hyvä valita tapahtuman tavoitteita tukevaksi.

Vinkki! Virtuaali vai live? Valitse toteutustapa tukemaan tapahtuman tavoitetta. Lyhyt tietoisku tai puolen päivän tuote-esittely onnistuu kätevästi virtuaalisesti eikä osallistujilta kulu aikaa siirtymiin. Keskusteluita ja kohtaamisia tavoitellessa paikan päälle saapuminen on perusteltua ja verkostoituminen kahvikupposen äärellä tärkeää.

 

Tapahtuman toteutus

On tapahtuma sitten tarkoitus toteuttaa omin voimin tai ulkopuolisen avun tuella, tärkeintä on selkeä roolijako. Laatikaa muistilista huolehdittavista asioista ja tehkää selkeä työnjako tapahtuman toteutusta varten. Tällöin kaikille on selvää, mitä tehdään ja kuka on mistäkin asiasta vastuussa. Muutamia huomioitavia asioita on:

  • Kuka vastaa tilavarauksista, entä tekniikka?
  • Kuka sopii puhujat ja vastaa ohjelmasisällöstä?
  • Kenen vastuulla on tapahtuman kutsut, graafinen ilme, tapahtumasivu?
  • Miten ilmoittautuminen hoidetaan ja kenen toimesta ilmoittautumiset käsitellään?
  • Kuka juontaa tapahtuman?
  • Livetapahtumassa roolijako tapahtumapaikalla?
  • Maksullisessa tapahtumassa tarvitaan myös paljon markkinointipanosta sekä esimerkiksi verkkokauppa lippujen myynnin ja laskutuksen välineeksi.

Vinkki! Tapahtuman luonteen salliessa voi budjettia jakaa pyytämällä tapahtumaan mukaan kumppaneita. Onnistunut kumppaniyhteistyö rikastuttaa budjetin lisäksi myös tapahtuman sisältöä, lisää kaikkien osapuolien tunnettavuutta sekä parantaa asiakaskokemusta.

 

Tapahtumamarkkinointi on tärkeää

Kutsuvierastapahtumaan osallistujat ilmoittautuvat kutsuttuina. Kaikille osallistujille avoimet tapahtumat vaativat markkinointia. Pohtikaan jo ennakkoon missä ja millä keinoin tapahtumaa markkinoidaan ja kenen toimesta. Ilmaiset tapahtumat ei vaadi mainontaa kuukausia etukäteen, mutta maksulliset tapahtumat vaativat pitkäjänteistä etukäteismarkkinointia.

Vinkki! Selkeä teema ja kohderyhmä helpottavat tapahtuman markkinointia. Ohjelmasisällön nostaminen markkinoinnissa houkuttelee osallistujia kuulemaan lisää asiasta.

Tapahtuman jälkeen

Tapahtuman jälkeen on tärkeää saada palaute osallistujilta. Palautekyselyn on hyvä lähteä viimeistään seuraavana päivänä. Palautteen kysymykset on jälleen hyvä miettiä siltä kannalta, mitä palautteella tavoitellaan. Halutaanko tietää asiakkaan kiinnostuksen kohteet omassa tarjoamassa, tapahtuman asiakaskokemus, ohjelmasisällön kiinnostavuus vai kaikki edellä mainittu.

Tapahtuman läpikäynti ja arviointi yhdessä järjestelyihin osallistuneiden kesken on myös tärkeää. Roolijaon sopiminen myös jälkimarkkinoinnin osalta ja mahdollisesti saatujen liidien pikainen käsittely ja kontaktointi varmistavat maksimaalisen hyödyn tapahtumasta.

Vinkki! Muista kerätä tapahtuman osallistujilta palaute. Palautteen kautta saat tietoa tapahtuman onnistumisista sekä mahdollisista kehityskohdista. Lisäksi hyvällä kysymysten suunnittelulla saat arvokasta tietoa osallistujan kiinnostuksen kohteista. Näin osallistuja onkin teille liidi ja myöhemmin ehkä asiakas

 

Tarvitsetko apua tapahtumasi kanssa? Tutustu Oppia Eventsin tapahtumapalveluihin ja ota yhteyttä!